🎓 Bal des Finissant.es ESG 2025 🎓

Chers finissants et finissantes,

L’AéESG, en collaboration avec Agence Party Time, vous invite à célébrer la fin de votre parcours universitaire lors d’un bal des finissants inoubliable ! ✨

📅 Date : 16 mai 2025

📍 Lieu : Espace 4 Saisons, Estrie

Profitez d’une dernière grande soirée entre amis et collègues de promo, dans un cadre enchanteur avec un programme exceptionnel ! 🥂💃

🎟️ CE QUE VOTRE BILLET INCLUT :

• 1 nuitée à l’hôtel, selon votre choix d’occupation (quadruple, triple ou double)
• Une croisière avec cocktail sur le lac Memphrémagog 🚢
• Un repas gastronomique 3 services, avec vin inclus 🍷
• Open-bar après le souper 🍸
• De nombreuses surprises tout au long de la soirée ! 🎁

🕒 PROGRAMME DU SÉJOUR

Vendredi 16 mai 2025

• 15H00 → Arrivée des participants
• 16H00 → Installation en chambre et remise du dépôt de sécurité (150$ par personne)
• 16H30 → Départ en bus pour la croisière
• 17H30 - 19H00 → Croisière avec cocktail
• 20H00 → Début du souper
• 22H00 → Début des festivités Open-bar 🎉
• 03H00 → Fermeture de l’Open-bar

Samedi 17 mai 2025

• 11H00 → Check-out et récupération du dépôt de sécurité (si aucun dommage)

💰 TARIFS

Réservé aux étudiants de l'ESG :

• Occupation quadruple : 170$ par personne
• Occupation triple : 200$ par personne
• Occupation double : 230$ par personne (pour les étudiant.es de l'ESG)

Accompagnateur externe (non étudiants de l'ESG), seule possibilité est :

• Occupation double : 260$ par personne (pour les personnes NON étudiant.es de l'ESG)

⚠️ Dépôt de sécurité de 150$ par personne (sur carte de crédit), remis lors du check-out si aucun dommage.

❗ IMPORTANT À SAVOIR

• Les chambres sont disponibles à partir de 16H00.
• Le départ de votre chambre doit être fait avant 11H00 au plus tard.

🔹 Formation des chambres :

Vous devez dès maintenant choisir les personnes qui partageront votre chambre et désigner un(e) SEUL(e) responsable par chambre.

🔹 Formation des tables :

Vous devez également former votre table pour le souper et désigner un(e) SEUL(e) représentant(e) par table.

ℹ️ Note : Le représentant de chambre et le représentant de table peuvent être des personnes différentes.

‼️Nous vérifierons les codes permanent de chaque participant, ainsi, un participant ne remplissant pas l’ensemble des critères de l’évènement sera remboursés :

Critères :

• Être membre de l’AéESG
• Être finissant de son programme d’étude

📅 PÉRIODE D'INSCRIPTION

Les inscriptions sont ouvertes du 7 février au 27 février 2025 inclusivement.

Ne manquez pas cette occasion unique de clôturer votre parcours universitaire en beauté ! ✨ Réservez votre place dès maintenant.

L’AéESG 🎓💙

Rappel :

1 - OBLIGATION DU PARTICIPANT

Respecter les règlements de tout hôtel ou restaurant dont les services ont été retenus dans le cadre de l'activité.

Fournir tous les dépôts de sécurité requis à l'hôtel. (150$ par personne pour les bris pouvant survenir dans les chambres ET espaces communs. Payable par carte de crédit ou argent comptant à votre arrivée à l'hôtel. Le dépôt de tous les occupants de la chambre doit être fourni avant de pouvoir obtenir les clés de la chambre.)

Fournir les adresses de vos parents pour un éventuel besoin dans le cadre de l'activité ci-haut nommée uniquement.

Le participant convient pour tout différend, toute réclamation ou poursuite judiciaire, et ce pour quelque motif que ce soit relativement au contrat, de choisir les tribunaux de juridiction québécoise, comme le lieu approprié pour entendre la cause, à l'exclusion de toute juridiction d'une province qui pourrait avoir juridiction sur un tel litige. Cette déclaration rend la compétence des tribunaux québécois.

2 - POLITIQUES D'ANNULATION

Une fois ce formulaire complété, il n'y a aucune possibilité de remboursement.

3 - CLAUSE D'ÉPUISEMENT DES RECOURS

L’Association et ses responsables mandatés s’engagent à avoir recours au FICAV ( Fonds d'indemnisation des clients des agents de voyages) en premier lieu dans l’éventualité où ces derniers prétendaient avoir droit à un remboursement de toute somme en vertu du contrat non honoré en cas de force majeure.

Le FICAV est une protection financière dont vous bénéficiez automatiquement en faisant affaire avec une agence de voyages titulaire d’un permis de l’Office de la protection du consommateur.

L’Agence Party Time est titulaire du permis #702172.

4 - CLAUSES COVID-19

Dans le cas où l'événement devrait être annulé en raison de force majeure comme une pandémie, Agence Party Time n'effectuera aucun remboursement de dépôts de pré-inscription. L'événement pourra être reporté à une date ultérieure ou un crédit de l'Agence Party Time pourra être émis au client.

Agence Party Time s’engage à rembourser toute personne qui se verrait refuser l’accès à l’événement en raison de l’utilisation du passeport vaccinal, seulement si le passeport vaccinal est toujours en vigueur au moment de votre événement.

5 - ANNULATION DE L’ACTIVITÉ EN CAS DE PANDÉMIE OU FORCE MAJEURE

Aucune des parties aux présentes ne peut être considérée en défaut dans l’exécution de ses obligations en vertu des présentes, si telle exécution est retardée, retenue ou empêchée par suite de force majeure. Toute cause imprévisible ne dépendant pas de la volonté des parties à la présente entente et contre laquelle elles n’auront pu se protéger constitue une force majeure. La force majeure comprend, mais sans limitation, tout cas fortuit, grève, arrêt partiel ou complet de travail, lock-out, incendie, émeute, pandémie, intervention par les autorités civiles ou militaires, acquiescement aux règlements ou aux ordonnances de toutes autorités gouvernementales et fait de guerre ou non et événements météorologiques hors de l’ordinaire (ex : tornade, ouragan, inondation, verglas) ou panne d’électricité prolongée de plus de deux (2) heures, rendant impossible la tenue totale ou partielle de l’Activité. L’activité pourra alors être reportée ou annulée. Dans le cas impliquant une annulation de l’Association ou ses responsables mandatés en raison d’une force majeure, des frais de dédommagement pour le travail effectué par l’Agent seront facturés. Tout paiement non établi dans le contrat, payé en surplus, sera remboursé advenant une force majeure. La date pourra être déterminée entre les parties (Association, Agent et Hôtel).